Définition échange de données informatisé (EDI)
Définition d’un logiciel EDI
L’Échange de données informatisé (EDI) est le terme générique définissant un échange électronique de documents et d’informations entre un ordinateur et une autre même machine. En effet, le logiciel EDI permet d’envoyer des documents directement vers l’application souhaitée sur l’ordinateur du destinataire, sans aucun traitement ou interventions humaines au préalable.
Autrement dit, l’EDI substitue d’autres moyens d’échanges et de communication à l’instar des mails, des lettres ou encore des fax. Ainsi, le traitement des documents devient alors entièrement automatisé, jouant un rôle significatif au niveau du flux d’informations, des coûts et de la communication avec les équipes. De surcroît, il améliore considérablement la vitesse du traitement de l’information grâce à l’intégration d’un moteur EDI.
Les documents échangés via ce moteur sont en règle générale des documents commerciaux. Tels que les factures, les bons de commandes et bien d’autres. De plus, ces échanges sont réalisés le plus souvent de manière quotidienne entre deux entités différentes, que l’on nomme des partenaires commerciaux. Afin que l’échange se déroule dans les meilleures conditions, un format « standard » est indispensable à la lecture et au déchiffrage des informations traitées.
Grâce au logiciel EDI, vous disposez d’une circulation des documents plus fluide ainsi que d’un traitement efficient et sans erreur de saisie. En effet, les saisies manuelles à répétition provoquent davantage d’erreurs. Avec l’EDI, un clic suffit pour faire des économies d’argent et de temps ! De cette façon, votre entreprise gagne en productivité et peut se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En outre, l’EDI peut aider à améliorer la précision et la fiabilité des transactions commerciales, à réduire les délais de traitement et à améliorer la satisfaction des clients et des partenaires commerciaux.
L’intégration d’un logiciel EDI au sein de votre PME
Il est vrai que l’intégration d’un logiciel EDI au sein d’une entreprise est relativement simple. Mais attention, celle-ci doit prendre en compte certains principes.
En effet, votre structure doit tout d’abord être équipée au préalable d’un logiciel de gestion capable de disposer d’un logiciel d’échange de données informatisé. Il est à noter que tous les logiciels ne sont pas conditionnés pour intégrer un logiciel EDI. Grâce à un module bien spécifique, votre logiciel ERP pourra se connecter facilement avec un partenaire EDI pour un traitement de l’information automatisé et agile. Considérons par exemple, une commande réalisée par un client à un instant t. Après réalisation de la commande, l’ERP la valide et adresse directement aux différents services responsables de la production, toutes les données inhérentes à cette demande. Par la suite, l’EDI communique la commande au lieu d’approvisionnement ainsi qu’au fournisseur pour un gain de temps et une traçabilité optimale. Cela permet une coordination efficace entre les différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement, ce qui peut conduire à une amélioration de l’efficacité opérationnelle.
Il faut savoir également que si le client et le fournisseur n’ont pas le même logiciel de gestion au sein de leur structure, la circulation est totalement faisable grâce à l’EDI.
Ensuite, vous aurez besoin d’un intégrateur ou bien d’un éditeur qui soit hautement qualifié par rapport à votre secteur d’activité afin de répondre à l’ensemble de vos besoins. Pour en savoir, cliquez ici.
Enfin, le coût de mise en œuvre d’un logiciel EDI est fluctuant selon les caractéristiques et la nature de votre ERP. Vous devrez prendre en compte deux éléments distincts. À savoir, un budget pour l’intégrateur EDI et les frais des différents traitements. Mais pas d’inquiétude, avec un logiciel EDI, vous obtiendrez rapidement un retour sur investissement positif au sein de votre structure !
En somme, bien que l’intégration d’un logiciel EDI puisse nécessiter un investissement initial, les avantages à long terme en termes d’efficacité, de précision et de satisfaction des clients peuvent largement compenser ces coûts.
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1Life, intégrateur du logiciel Open-Prod pour l’industrie
Expert de la gestion des entreprises et de l’accompagnement des PME dans leur transformation digitale, myfab intègre un logiciel de gestion 100% français, conçu par des industriels français pour des industriels français. Le logiciel ERP offre une solution simple, flexible répondant à l’ensemble des processus d’une entreprise industrielle.
Enfin, le logiciel a été réalisé avec un module « Échange de données informatisé » afin de proposer un traitement des documents efficace et rapide. Mais aussi, pour satisfaire l’ensemble de vos clients et vos fournisseurs. Grâce au module EDI, vos équipes pourront échanger très facilement et rapidement des données ou documents internes pour une productivité exceptionnelle.