La gestion des achats est un pôle d’activité présent au sein de chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Elle regroupe l’ensemble des processus visant à acquérir, stocker et distribuer la marchandise nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.
Nous retrouvons, au sein du service achat, diverses activités comme la gestion des contrats, l’inventaire, la négociation, la logistique ou encore le transport. La gestion des achats doit être stratégique, car c’est un moyen, à terme, de faire croître les profits de l’entreprise en augmentant les marges et en diminuant les coûts.
Dans cet article, nous aborderons donc les 4 missions principales du service achat.
Mission n°1 : étudier le marché
Avant même de définir une quelconque stratégie d’achat, il faut d’abord bien étudier son marché. Cela vous permettra dans un premier temps de vous familiariser avec vos futurs prospects, clients, concurrents, fournisseurs, ainsi que la réglementation en vigueur.
Une étude de marché peut se réaliser de différentes manières : vous pouvez commencer par réaliser un benchmark, faire passer des entretiens individuels ou collectifs, ou encore faire passer un sondage à un large panel de consommateurs ciblés.
A noter : Les conclusions que vous tirerez de cette étude vous permettrons ensuite de vous fixer des objectifs d’achats.
Mission n°2 : définir les objectifs.
En amont de toute action d’achat de quelconque produit, le service achat doit définir des objectifs en lien étroit avec la stratégie fixée liée à l’étude de marché préalablement effectuée.
Comme pour le management, ces objectifs doivent être SMART :
- Spécifique (précis)
- Mesurable (associé à un indicateur)
- Ambitieux (impliquant un effort)
- Réaliste (accessible)
- Temporel (planifié dans le temps, avec suivi, évaluations et validation finale)
Mission n°3 : négocier les meilleurs prix
La négociation est un point clé du service achat, car la grande mission de ce service est de contribuer à terme, à augmenter les résultats financiers de l’entreprise.
Pour une qualité donnée, un bon négociateur parviendra à obtenir les prix les plus bas ainsi que les meilleures conditions de paiement. Savoir bien négocier n’est pas donné à tout le monde, mais c’est une compétence cruciale dans une société aussi concurrentielle !
Mission n°4 : choisir de bons fournisseurs
Pour finir, le choix des fournisseurs est essentiel. Plus vos fournisseurs seront fiables et respecteront les délais, plus vos clients et prospects auront une bonne image de votre entreprise. La difficulté ici est de choisir le meilleur rapport qualité/prix parmi les différents fournisseurs. Vous pourrez ainsi promettre à vos clients de la qualité, tout en vous assurant la meilleure marge possible.
Le service achats est au cœur des relations avec les fournisseurs et se doit de faire en sorte que ces relations soient aussi bonnes que possible.
En conclusion, une bonne gestion du service achats repose sur une étude du marché rigoureuse en amont, du choix des fournisseurs, d’objectifs stratégiques ainsi que des négociateurs qualifiés.
Aujourd’hui, bien que la plupart des acheteurs gèrent encore leurs tableaux de suivi sur Excel, on estime à environ 32% les entreprises qui se munissent d’un logiciel de gestion des achats.
Un logiciel de gestion des achats vous permet de créer et de gérer une base de données qui centralise tout ce qui se rapporte au service achat de votre entreprise, vous permettant un suivi du budget, des commandes, des factures et même des livraisons ! Il vous sera donc d’une grande aide pour augmenter vos marges et faire croître votre productivité.
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