Une entreprise qui met en place un logiciel ERP est, en général, une entreprise qui compte se développer et investir au long terme. Aujourd’hui, nous retrouvons diverses offres des prestataires ERP. Cependant, des coûts supplémentaires non inclus dans le déploiement de l’outil peuvent apparaître. Afin de mieux anticiper ces coûts cachés, il est très important de les analyser et de les identifier en amont.
Les coûts apparents du logiciel ERP
1. Acquisition des licences
Pour la mise en place d’un projet ERP, l’achat des licences est sans doute le coût le plus appréhendé. Cependant, à ne pas s’y trompé, même si beaucoup de professionnels de l’industrie se focalise sur ce budget, c’est dans la majeur partie des cas qu’une faible partie du budget à allouer à un projet ERP.
3. Formation des utilisateurs
Comme maître Yoda le dirait si bien « Toujours par deux ils vont. Ni plus, ni moins. Le maître et son apprenti. ».
Vos équipes auront besoin de formation pour s’adapter à leur nouvel environnement de travail. C’est un changement profond au sein d’une entreprise et il demande à être accompagné. L’intégrateur de votre solution fera intervenir pour cela un Consultant expert dans la solution devra former les équipes aux différents modules. Ceci à un coût et se négocie dans le cadre du projet global.
2. Installation du logiciel
Une fois que la solution de gestion ERP aura été sélectionnée et dimensionnée pour les besoins de votre entreprise, vient alors sa phase d’installation. Cette étape représente un facteur de dépense variable en fonction de la technologie choisie. En effet, un ERP Cloud ne va pas nécessiter d’investissement dans du matériel informatique. Son installation ne nécessite pas non plus de temps puisqu’en règle générale, l’accès à l’outil de gestion ERP se fait à l’aide d’un URL. Par ailleurs, c’est également le cas pour un logiciel full web.
A l’inverse, un logiciel On premise nécessitera davantage d’investissement à votre entreprise puisque vous êtes garant de votre installation informatique. Les programmes informatiques seront basés sur le serveur du client. A cela s’ajoute également des frais de maintenance pour garantir la pérennité de la solution, nous en reparlerons plus bas dans cet article.
A lire également : “ ERP Cloud et ERP On-Premise : Comment faire votre choix ?”
4. Contrat de maintenance
Nous l’avons évoqué plus haut, le contrat de maintenance peut être un facteur de dépense. Il est optionnel mais reste un indispensable. N’oublions pas qu’un tel outil vous accompagnera en moyenne une dizaine d’années. Alors il est nécessaire de se projeter et d’assurer la pérennité du logiciel en lui permettant de rester à jour aux diverses évolutions informatiques, technologiques et de garantir un fonctionnement en cas de dysfonctionnement.
Appréhender les coûts cachés d’un ERP
Abordons à présent la notion de coûts cachés. S’il y a bien un mot qui hante les nuits d’un DAF, c’est bien celui-ci. On peut poser sur le papier le coût global de ce pour quoi on adresse un chèque ou un virement bancaire à notre prestataire pour la réalisation d’un projet ERP. Mais qu’en est-il du facteur temps ou des impondérables ? Chacun à son impact sur le coût global d’un projet, il est donc important de ne pas les négliger et d’en être conscient.
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La croissance
La croissance d’une entreprise est souvent une bonne chose. Pour un logiciel ERP, elle peut également l’être, à condition de l’avoir anticipée.
Si elle n’est pas réfléchie lors du déploiement de la solution, vous risqueriez d’être en possession d’une solution limitant votre champ d’action en ne répondant plus aux nouvelles exigences. Pour palier à ceci, réfléchissez par avance à votre objectif de croissance à horizon 5 ans et ce à quoi votre ERP peut être confronté.
A l’inverse, vous pourriez être contraint de faire appel de nouveau à votre prestataire pour repenser de nombreux flux et coûter du temps et de l’argent.
Le temps
La réalisation du cahier des charges, la rencontre des différents prestataires, les réunions interne pour s’accorder sur une solution… Toutes ces étapes sont chronophages et pourtant indispensables alors même que votre projet n’est pas encore en phase de déploiement.
Sélectionnez les collaborateurs les plus compétents pour monter en formation sur l’outil et ils pourront former à leur tour en interne.
Que ce soit en amont, pendant ou après le lancement du déploiement de votre solution, vous devrez accorder du temps à vos équipes pour le bon déroulement des différentes étapes menant à la réussite de votre projet.
Des formations supplémentaires
De nouveaux besoins peuvent se faire sentir au fil du temps et demander l’intervention d’un formateur sur un module encore inexploité. De la même manière que les équipes tournent et de nouveaux employés peuvent être amené à nécessiter des formations interne directement dispensé par un collaborateur devenu expert de la solution.
Il n’est pas rare de découvrir que de nouveaux besoins peuvent se faire sentir au fil du temps et demander recours à d’autres formations, parfois plus poussées, afin de pouvoir utiliser parfaitement l’outil et ainsi en tirer profit au maximum.
Bien évidemment, en fonction des postes et des missions, les futures personnes embauchées devront également avoir la formation.
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La maintenance
Dans le cas où les compétences internes ne suffisent pas pour gérer la maintenance, sans la souscription d’un contrat de maintenance, il sera nécessaire de faire appel à des consultants externes.
A lire également : “ Choisir le bon ERP : les 5 priorités des DSI en 2023”
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