Afin de s’adapter au télétravail qui s’est fortement développé ces dernières années des suites du covid, les entreprises ont dû s’interroger quant à la dématérialisation de leurs process.
Dans ce contexte, la digitalisation est un enjeu majeur, surtout pour les entreprises qui ne s’étaient jusque-là pas engagées vers une transition digitale. Se diriger vers le digital est aujourd’hui un avantage concurrentiel de taille puisqu’il permet de repenser tous les processus métier et de les adapter aux besoins actuels.
Qu’est-ce que la dématérialisation des processus métier ?
La dématérialisation des process métier est le fait de transformer des données papiers en données numériques. Ce processus tend à fluidifier de nombreuses tâches tout en réduisant l’utilisation du papier et du stockage en physique. Il est par exemple possible aujourd’hui de dématérialiser les signatures via des logiciels de signatures électroniques, tout en conservant leur valeur juridique.
Ce processus de dématérialisation doit être accompagné d’un outil de gestion de document : la GED (gestion électronique de documents), qui va permettre de gérer, stocker ou bien modifier des documents.
Quels sont les avantages de la dématérialisation en entreprise ?
- Gain en productivité : L’accès aux informations est facilité avec la dématérialisation des documents. Cette digitalisation est en effet synonyme de rapidité.
- Réduction des couts : Les besoins en encre, en papier ou tout simplement en imprimante se verront réduits, de même pour l’envoi de document via les messageries instantanées ou les e-mails.
- Impact écologique : Moins de papier utilisé signifie également de préserver les forêts et donc par effet domino la couche d’ozone. Cela tend également à améliorer votre image de marque.
- Un accès rapide aux données : Les données n’étant plus sur papier, elles sont désormais disponibles plus aisément sur les appareils numériques.
- Libérer du stockage physique : Les documents papiers étant réduits, il y a désormais plus de place libérée dans les espaces physiques.
- Voir et modifier des documents à distance : Les données étant désormais numériques, il est aisé de pouvoir les consulter et travailler dessus à distance.
Quels sont les inconvénients d’une digitalisation des processus métier ?
- Des risques en termes de sécurité : Sans système d’archivage des données (SAE), les entreprises pourraient prendre le risque de perdre leurs données et que celles-ci soient modifiées sans autorisation. De plus, la cybersécurité est un élément important à prendre en compte concernant le piratage des données numériques. De ce fait, si l’entreprise n’a pas anticiper ce risque, alors elle prend des risques en dématérialisant ses process.
- Une gestion de la transition et des frais pour les entreprises : Pour être en mesure de stoker les données digitalisées, les entreprises ont besoin de matériels puissants et adaptatifs et le coût de serveurs supplémentaires s’avère élevé.
De plus, l’appel à un prestataire externe est une bonne solution pour gérer efficacement cette transition et optimiser ses avantages. Néanmoins, tout cela représente un coût.
Ce que dit la loi en termes de dématérialisation des process
En France, l’article 1367 du code civil autorise l’écrit électronique comme preuve, de la même manière qu’un document papier, à condition de créer une signature électronique, que l’identité puisse être vérifiée, et de pouvoir garantir l’intégrité du document.
De plus, la loi Macron de 2015 a progressivement rendu la facturation électronique obligatoire pour les marchés publics. Elle entre en vigueur en 2017 pour les grandes entreprises et les organisations publiques, en 2018 pour les ETI, en 2019 pour les PME puis en 2020 pour les TPE et microentreprises.
Depuis la loi dématérialisation facture du 1er janvier 2023, la facturation électronique est désormais obligatoire pour toutes les entreprises en France.
Enfin, concernant la dématérialisation des bulletins de paie, la loi Travail de 2017 a actualisé ses conditions, avec par exemple l’obligation pour l’employeur d’informer avec au moins 1 mois d’avance de sa volonté de dématérialiser leurs bulletins de paie, ou encore garantir la confidentialité et l’intégrité des données de celui-ci.
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