Les entreprises qui utilisent encore des dizaines de feuilles de calcul Excel pour leur gestion courante perdent beaucoup de temps et surtout mettent en danger la sécurité de leurs données.
L’ERP peut s’avérer être la solution à toutes les problématiques auxquels font face les entreprises encore sur Excel.
En effet, un ERP est un outil complet de gestion qui va avoir un rôle central au niveau de la performance des entreprises. Etant un outil puissant et complet, celui-ci offre un éventail d’avantages pouvant convaincre les entreprises encore sur fichier Excel d’en changer.
Les inconvénients d’Excel pour la gestion courante d’une entreprise
1. Risque d’erreurs et de perte de données
En effet, Excel n’est pas un outil sécurisé, au sens que le risque de perte de données est important du fait du nombre de documents Excel nécessaires à la gestion courante de l’entreprise. De plus, les feuilles de calcul étant partagées et modifiées par plusieurs collaborateurs, les doublons sont fréquents ainsi que des erreurs de saisies.
2. Baisse de la productivité
Excel demande beaucoup de temps à l’entreprise en termes de saisie de données, d’analyse, de récupération des documents etc. Les données ne sont en effet pas centralisées ce qui réduit fortement la productivité de l’entreprise puisqu’elle perd du temps dans le traitement fastidieux des données.
3. Des coûts plus élevés qu’avec un ERP
La gestion courante sur Excel demande du temps et de la main d’œuvre pour remplir les données dans les feuilles de calculs correspondantes. Ces éléments augmentent donc les coûts de l’entreprise.
Les 6 raisons en faveur d’un logiciel de gestion ERP
1. Un taux d’erreur réduit
Un ERP est un outil fiable, qui permet de collecter des données et de les mettre à jour régulièrement afin de réduire le taux d’erreur et d’augmenter la qualité des informations saisies.
En effet, un ERP est un outil automatisé, en ce sens, il permet de voir l’évolution des données en temps réel et donc de voir les derniers ajouts, les dernières modifications. L’entreprise va donc pouvoir évoluer avec un outil qui communique des informations fiables et va pouvoir gagner du temps au niveau de la saisie.
2. Un système d’information plus homogène
L’ERP est un outil de gestion qui centralise l’ensemble des données de l’entreprise grâce à l’intégration de l’ensemble des composantes fonctionnelles de celle-ci. Un logiciel de gestion permet donc d’avoir une vision globale de son activité et de standardiser ses protocoles de saisies pour avoir un outil collaboratif où le partage d’information est facilité.
3. Une augmentation de la productivité
Comme évoqué précédemment, Excel est un outil qui fait perdre du temps à l’entreprise du fait qu’il ne centralise pas les données de l’entreprise et induit souvent des erreurs de saisie. Contrairement à lui, un logiciel de gestion va permettre de réduire le taux d’erreurs causé pas l’usage de multiples documents Excel.
Un ERP va donner à l’entreprise une vision globale des tâches effectuées par les différents services et ainsi augmenter la réactivité pour prendre des décisions stratégiques.
Enfin, ce type de logiciel offre un gain de temps à l’entreprise ce qui lui permet de se libérer du temps pour d’autres tâches et ainsi gagner en productivité.
4. Un meilleur suivi des résultats
La plupart des ERP donnent des indications statistiques sur le chiffre d’affaires de l’entreprise et de la rentabilité de ses projets, de sorte que l’accès rapide à ces informations clés permet à l’entreprise de mieux piloter son activité mais également de mieux maitriser son budget.
De plus, ils permettent de comparer les dépenses et les recettes ainsi que d’autres flux nécessaires pour la prise de décision.
5. Une augmentation de la communication entre les services
Grâce à la centralisation des données, la coordination et la collaboration entre les services est améliorée. En effet, ce partage d’informations permis par l’ERP tend à pousser les différents collaborateurs à échanger sur certains points, soulever des problèmes, proposer des solutions, etc.
6. Une meilleure prise de décision
La gestion en entreprise est très importante, de ce fait, la vision globale de l’activité permise par un logiciel de gestion ERP est un réel atout. La prise de décision est donc facilitée et plus rapide grâce à la possibilité d’avoir un aperçu sur la santé financière de l’entreprise, ses dépenses, et toutes les données nécessaires à la prise de décision.
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